O caso que você não deveria ter aceitado

Seis meses depois, dá para somar: umas quarenta horas de trabalho, três audiências, deslocamento, e um honorário que não cobre nem a metade disso.

O caso nunca foi bom. Isso dava para saber na primeira conversa — a pessoa já tinha procurado outro escritório, o valor da causa não sustentava o trabalho, e o prazo mais importante já tinha passado.

Mas era terça-feira de manhã, a agenda estava vazia naquela semana, e aceitar pareceu melhor que recusar.

O que é escasso não é cliente

O Brasil tem 1.465.222 advogados inscritos na OAB. São cerca de 1.800 cursos de direito em funcionamento e mais de 700 mil estudantes matriculados. Pelo Censo do IBGE, o número de advogados e juristas cresceu 39,3% entre 2010 e 2022.

Esses números costumam ser usados para falar de concorrência, e é uma leitura correta. Mas tem outra, mais útil para quem toca um escritório pequeno.

Num mercado com essa densidade, contato não é o recurso escasso. Quem tem presença digital mínima recebe mais pedidos de consulta do que consegue atender bem. O que é finito, e não escala de jeito nenhum, é hora de advogado.

E hora de advogado gasta igual, no caso que vale e no que não vale.

A automação é vendida ao contrário

Praticamente todo material sobre automação para escritório — inclusive de quem vende automação — fala em captar mais. Mais leads, mais formulários preenchidos, resposta mais rápida, funil mais cheio.

Para escritório grande, com equipe para absorver volume, faz sentido.

Para escritório pequeno, captar mais sem filtrar piora a conta. Dobrar os contatos sem mudar o critério de aceitação significa dobrar também os casos que não deveriam entrar — e esses não ocupam só a hora que consomem. Eles ocupam a hora que o caso bom teria usado.

O uso mais valioso da automação num escritório de dois ou três advogados é o oposto do que se vende: filtrar na entrada.

O que dá para filtrar sem ser advogado

Esta é a parte prática, e o critério é simples: só entra no filtro automático o que é objetivo e verificável. Nada que exija interpretação.

Área e comarca. O caso é de uma área que o escritório atua? Está numa comarca que dá para acompanhar? Parece óbvio, e é a maior fonte de reunião desperdiçada.

Prazo já perdido. Perguntar a data da citação, da notificação ou da decisão. Se o prazo já passou, o caso mudou de natureza — e a conversa é outra, bem mais curta.

Já tem advogado constituído. Pergunta direta, logo no início. Economiza constrangimento dos dois lados e evita conversa que não poderia acontecer.

Valor envolvido contra honorário mínimo viável. Todo escritório tem um piso abaixo do qual a causa não se paga. Quase nenhum tem esse número escrito. Escrever já resolve metade do problema; perguntar o valor na triagem resolve a outra.

Documentação mínima. Se o caso exige um documento que a pessoa não tem e não consegue obter, isso aparece em trinta segundos de pergunta — ou em três reuniões.

Cinco perguntas. Nenhuma delas precisa de advogado para ser feita, e todas precisam de advogado para serem interpretadas.

O que não dá para filtrar — e é onde quase todo mundo erra

Mérito. Chance de êxito. Se o caso "é bom".

Isso é julgamento jurídico, depende de contexto, de jurisprudência da comarca, de quem é a parte contrária, e às vezes de uma intuição que vem de anos. Nenhum fluxo automatizado chega perto, e delegar essa decisão a um sistema é o erro simétrico de não filtrar nada.

Há também o limite normativo, e ele é claro. Já escrevemos sobre o que o Provimento 205/2021 permite e veda na comunicação do escritório: a ferramenta organiza, o advogado decide, e a responsabilidade não se transfere. Um sistema que recusasse casos sozinho estaria praticando um ato que não lhe cabe.

Por isso a regra de desenho é esta: o filtro nunca recusa. Ele classifica e prioriza.

O que chega ao advogado deixa de ser uma fila indistinta de "oi, preciso de ajuda" e passa a ser uma lista organizada — isto aqui está dentro do perfil, isto está fora por motivo objetivo, isto precisa de você para decidir. A decisão continua inteira com ele. O que muda é que ela leva dois minutos em vez de uma reunião de uma hora.

A parte difícil é dizer não bem

E aqui está o que quase ninguém escreve.

Recusa mal feita custa caro. A pessoa que foi dispensada sem explicação conta isso para conhecidos, e em cidade pequena isso circula rápido. Escritório pequeno vive de indicação, e indicação negativa também é indicação.

Recusar bem tem três elementos, e nenhum deles é automatizável por completo:

Dizer o motivo, sem jargão. "Não atuamos nessa área" é melhor que silêncio, e muito melhor que uma reunião cordial que não leva a lugar nenhum.

Apontar um caminho. Defensoria Pública, Juizado Especial para causas de menor valor, ou o nome de um colega que atua naquilo. Quem recebe uma indicação útil lembra do escritório com gratidão, não com mágoa — e muitas vezes volta com outro caso.

Responder rápido. Recusa em uma hora é respeito. Recusa em duas semanas, depois de a pessoa esperar, é descaso. Aqui a automação ajuda de verdade: ela garante que a resposta saia hoje, mesmo quando a semana está impossível.

Vale lembrar que o tempo de resposta pesa dos dois lados. Já escrevemos sobre o que o silêncio custa com quem já é cliente — com quem ainda não é, o efeito é o mesmo, só que a pessoa não tem nenhum vínculo para segurá-la.

Por onde começar

Escreva o seu piso. Qual é o honorário mínimo abaixo do qual um caso não se paga no seu escritório? Se você não tem esse número, nenhuma triagem funciona, porque não existe critério contra o que comparar.

Liste os últimos cinco casos que você aceitou e não deveria. O que eles tinham em comum? Quase sempre são duas ou três características que apareciam já na primeira conversa. Essas são as suas perguntas de triagem — não as genéricas deste texto.

Escreva as suas recusas antes de precisar delas. Três ou quatro textos curtos, um para cada motivo frequente, com o encaminhamento junto. Pronto no momento em que precisa, a recusa sai educada; improvisada às onze da noite, sai seca.

E meça o que o filtro faria. Antes de automatizar qualquer coisa, aplique as perguntas na mão por um mês e anote quantos contatos teriam sido classificados como fora do perfil. Se for um número pequeno, o problema do seu escritório não é triagem — é captação mesmo, e aí todo o resto deste texto não se aplica a você.